Das Thema Spesen führt bei Arbeiten immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Es lohnt sich auf jeden Fall, sich bereits bei der Auftragsvergabe auf eine – am besten schriftliche – Spesenabrede zu einigen.

Die Vergütung im Auftragsverhältnis ist in der Regel vertraglich geregelt oder ergibt sich – sofern sie üblich ist – subsidiär aus dem Gesetz. Doch wie verhält es sich mit den Spesen? Sind diese ebenfalls zu ersetzten und wenn ja, in welchem Umfang? Müssen Spesen vereinbart werden? Dies sind Fragen, welche sich in der Praxis immer wieder stellen und bei den Parteien zu Unstimmigkeiten führen können.

Das Gesetz sieht vor, dass «Auslagen und Verwendungen», die der Auftragnehmer in richtiger Ausführung des Auftrages gemacht hat, samt Zins vom Auftraggeber zu ersetzen sind. Als Auslagen und Verwendung gelten sämtliche finanziellen und materiellen Aufwände, welche der Auftragnehmer zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistung entstanden sind. Es sind jedoch nur Aufwendungen zu ersetzen, welche in konkreter Verrichtung des Auftrages entstanden sind.

Ohne Büromiete oder Löhne

Davon nicht umfasst sind allgemeine Kosten wie beispielsweise die Büromiete oder Löhne von Mitarbeitenden, da diese Aufwendungen unabhängig des Auftragsverhältnisses anfallen. Weiter sieht das Gesetz vor, dass nur Aufwendungen des Auftragnehmers zu ersetzen sind, welche «in richtiger Ausführung» des Auftrages getätigt werden. Der Auftragnehmer hat grundsätzlich weisungsgebunden zu handeln. Spesen, die entgegen den Weisungen des Auftraggebers entstehen, sind deshalb nicht zu ersetzen. Weiter ist der Auftraggeber zur sorgfältigen Tätigkeit gehalten, dies beinhaltet auch die Pflicht, lediglich zweckmässigen Aufwand zu betreiben, der für die Erbringung der Dienstleistung sinnvoll ist. Werden vom Auftragnehmer Auslagen getätigt, welche nicht zweckmässig sind, sind diese ebenfalls nicht zu ersetzen.

Vom Gesetz abweichende Spesen-Abreden

Es steht den Parteien frei, eine von den gesetzlichen Grundsätzen abweichende Abrede zu treffen. So haben die Parteien die Möglichkeit, Spesenzahlungen gänzlich auszuschliessen oder eine Spesenpauschale zu vereinbaren. Es obliegt den Parteien, eine für beide Seiten geeignete Abrede zu treffen. Im Auftragsverhältnis können Spesen zu unerwarteten zusätzlichen Kosten führen, welche bei der Kostenplanung nicht berücksichtigt wurden. Es ist deshalb empfehlenswert, im Auftragsverhältnis eine entsprechende – und zu Beweiszwecken optimalerweise schriftliche – Spesenabrede zu treffen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

 

Dieser Beitrag ist am 1. Oktober 2021 im "Standpunkt der Wirtschaft" der Wirtschaftskammer Baselland erschienen.