Arbeitnehmer*innen haben Anspruch auf Einsicht in ihr Personaldossier. Aber es gibt Ausnahmen.

In den Personaldossiers befinden sich die Unterlagen zum Anstellungsverhältnis der Mitarbeitenden. Seien es die Bewerbungsunterlagen oder eine Verwarnung – bei den abgelegten Informationen handelt es sich in der Regel um Personendaten. Nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz haben die Mitarbeitenden einen Anspruch, von der Arbeitgeberin Auskunft über die vorhandenen Daten zur eigenen Person zu erhalten. Demgemäss ist den Mitarbeitenden auf entsprechendes Gesuch hin grundsätzlich Einblick in ihr Personaldossier zu gewähren.

Auskunft muss vollständig sein

Die Arbeitgeberin hat bei der Auskunftserteilung zu beachten, dass das ausgehändigte Personaldossier vollständig ist, ansonsten strafrechtliche Sanktionen drohen können. Dem Auskunftsbegehren ist innert 30 Tagen nachzukommen. Doch gilt dieser Einsichtsanspruch uneingeschränkt? Gibt es Ausnahmen? Das Bundesgericht hat festgehalten, dass der Anspruch auf Auskunftserteilung nach Datenschutzgesetz nicht dazu führen darf, dass eine Beweisausforschung der Gegenseite erfolgt. Entsprechend soll es einer Partei in einem Zivilprozess nicht möglich sein, sich über das Auskunftsbegehren Beweise für die Prozessführung zu beschaffen, an welche sie andernfalls nicht gelangen könnte. Das Datenschutzgesetz gilt im Zivilprozess daher nicht.

Ungeklärte Rechtslage

Streitig ist, ob der Anspruch auf Herausgabe des Personaldossiers im vorprozessualen Stadium besteht, beispielsweise wenn der Arbeitnehmende entlassen wird und eine missbräuchliche Kündigung geltend macht. In der entsprechenden Konstellation zeichnet sich ein Zivilprozess ab, es ist jedoch noch kein Prozess hängig. Es ist deshalb fraglich, ob das Herausverlangen des Personaldossiers durch den Arbeitgebenden bereits eine (prozessrechtliche) Beweisbeschaffung darstellt oder ob der Arbeitnehmende lediglich seinen datenrechtlich geschützten Anspruch auf Auskunft geltend macht. Die Arbeitgeberin wird sich je nach Sachlage Gedanken machen müssen, ob sie dem Auskunftsgesuch entsprechen möchte oder nicht. Hält sie das Personaldossier zu Unrecht zurück, kann die betroffene Person den Anspruch auf Auskunft gerichtlich durchsetzen. Eine wohlüberlegte Entscheidung unter Abwägung aller sachrelevanten Überlegungen ist deshalb empfehlenswert. Im Zweifelsfall ist rechtlicher Rat einzuholen.

Dieser Artikel ist am 21. Oktober 2022 im "Standpunkt der Wirtschaft" der Wirtschaftskammer Baselland erschienen.